Realizacja praw osób, których dane osobowe są przetwarzane w UCMMiT

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) oraz Wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych (EDPB) nr 01/2022, dotyczące praw osób, których dane dotyczą, w zakresie dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO).

§1

Osoba której dane osobowe są przetwarzane w Uniwersyteckim Centrum Medycyny Morskiej
i Tropikalnej w Gdyni ma prawo do:

1. Dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii,
2. Sprostowania danych,
3. Usunięcia danych („bycia zapomnianym”) – w granicach prawa,
4. Ograniczenia przetwarzania,
5. Przenoszenia danych,
6. Sprzeciwu wobec przetwarzania,
7. Niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

§2

1. Osoba wskazana w §1 może w celu realizacji swoich praw złożyć wniosek (w formie: pisemnej, elektronicznej, ustnej) do Administratora Danych na adres siedziby: ul. Powstania Styczniowego 9B, 81-519 Gdynia, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., osobiście – w sekretariacie UCMMiT,
2. Wniosek powinien zawierać dane identyfikujące (imię i nazwisko + np. PESEL lub data urodzenia), wskazanie prawa, z którego dana osoba chce skorzystać, dodatkowo w celu przyspieszenia procedowania wskazane jest podanie szczegółowego zakres danych/dokumentacji, preferowanego sposobu odpowiedzi.

§3

1. UCMMiT dokonuje weryfikacji tożsamości każdej osoby składającej wniosek o realizację praw wynikających z RODO, w sposób zapewniający poszanowanie zasady minimalizacji danych oraz adekwatności środków do celu.
2. Weryfikacja następuje co do zasady na podstawie okazania dokumentu tożsamości lub innych danych, które pozwalają na jednoznaczną identyfikację osoby w systemach UCMMiT.
3. W przypadku wniosków składanych przez osoby inne niż pacjent, weryfikacja następuje z uwzględnieniem rodzaju danych, jakich dotyczy wniosek, i charakteru relacji z UCMMiT, w szczególności:
   1. pracownicy i współpracownicy – na podstawie danych kadrowych dostępnych w systemach UCMMiT,
   2. kontrahenci i przedstawiciele podmiotów współpracujących – na podstawie danych zawartych w umowach lub rejestrach prowadzonych przez UCMMiT,
   3. osoby odwiedzające i inne osoby fizyczne – na podstawie danych zgromadzonych przy wejściu na teren UCMMiT lub w systemach monitoringu, jeśli wniosek dotyczy tych danych.
   4. W przypadku wniosków dotyczących dokumentacji medycznej weryfikacja następuje według szczególnych zasad wynikających z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
   5. Nie kopiuje się dokumentów tożsamości osób składających wnioski, chyba że przepisy szczególne wyraźnie przewidują taki obowiązek.
   6. Administrator danych może poprosić o dodatkowe informacje osobę wnioskującą, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości.

§4

1. Realizacja praw osób, których dane dotyczą, wynikających z RODO, jest bezpłatna.
2. Udostępnienie dokumentacji medycznej w zakresie pierwszej kopii jest bezpłatne.
3. W przypadku żądań oczywiście nieuzasadnionych lub nadmiernie powtarzających się, UCMMiT może pobrać opłatę uwzględniającą rozsądne koszty administracyjne związane z rozpoznaniem wniosku, komunikacją lub przeprowadzeniem wnioskowanych operacji, bądź odmówić rozpoznania wniosku – zgodnie z art. 12 ust. 5 RODO.
4. Za sporządzenie kolejnych kopii takiej samej dokumentacji medycznej pobiera się opłatę zgodnie z limitami określonymi w art. 28 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta w wysokościach wynikających z regulaminu organizacyjnego podmiotu leczniczego.

§5

1. Wnioski inne niż dotyczące udostępnienia dokumentacji medycznej rozpatrywane są bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia ich otrzymania.
2. W przypadku konieczności przedłużenia terminu rozpatrzenia wniosku z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę złożonych wniosków, UCMMiT może przedłużyć termin udzielenia odpowiedzi o maksymalnie dwa miesiące. O przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach wnioskodawca zostaje poinformowany w terminie miesiąca od dnia otrzymania wniosku.
3. Wnioski dotyczące udostępnienia dokumentacji medycznej rozpatrywane są bez zbędnej zwłoki, tj. w najkrótszym możliwym terminie, nie później jednak niż w czasie niezbędnym do przygotowania dokumentacji w żądanej formie.

§6

1. Wnioski osób, których dane dotyczą, wpływające do UCMMiT, są rejestrowane w rejestrze żądań RODO prowadzonym przez Sekretariat.
2. Wnioski dotyczące realizacji praw wynikających z RODO (art. 15–22 RODO) przekazywane są Inspektorowi Ochrony Danych (IOD), a następnie:
   1. IOD dokonuje wstępnej kwalifikacji wniosku, wskazuje podstawę prawną jego realizacji i przekazuje go do właściwej komórki organizacyjnej (kadry, IT, administracja lub inne),
   2. właściwa komórka organizacyjna realizuje czynności zgodnie z zakresem wniosku,
   3. projekt odpowiedzi opracowany przez komórkę organizacyjną opiniuje IOD,
   4. ostateczną odpowiedź zatwierdza i podpisuje Dyrektor UCMMiT lub osoba przez niego upoważniona,
   5. odpowiedź przekazywana jest w formie zgodnej z formą złożenia wniosku, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda innego sposobu.
3. Wnioski dotyczące udostępnienia dokumentacji medycznej (art. 26–27 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta):
   1.  rejestrowane są równocześnie w rejestrze żądań RODO oraz w rejestrze udostępnień dokumentacji medycznej,
   2.  kierowane są bezpośrednio do Dyrektora lub osób upoważnionych przez Dyrektora do udostępniania dokumentacji medycznej,
   3. osoby wskazane w pkt 3 weryfikują uprawnienia wnioskodawcy, przygotowują dokumentację w żądanej formie, dokonują wpisu w rejestrze udostępnień i przekazują dokumentację w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych,
   4. odmowa udostępnienia dokumentacji następuje wyłącznie z przyczyn przewidzianych przepisami prawa, z podaniem stosownego uzasadnienia.
4. Inspektor Ochrony Danych monitoruje przebieg realizacji wniosków, o których mowa w ust. 2 i 3, pod kątem zgodności z RODO oraz ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, nie ingerując w decyzje merytoryczne dotyczące udostępnienia dokumentacji medycznej.